よくある質問

詳細機能・サービスについて

通報内容に応じて自動的にスクリーニングできたり、返信できたりする機能はありますか？

通報対応を自動化した機能はございません。通報窓口を複数設け担当窓口をそれぞれで設定する、返信文のテンプレートを保存するなどの機能をご活用ください。

通報内容のエクスポート機能はありますか？

通報名やカテゴリーなど、7000件までの通報データを管理画面よりエクスポート可能です。7000件以上は個別でのご依頼が必要となります。

自動翻訳機能はどのようなものでしょうか？

WhistleBでは、Microsoft Translatorを使用して通報メッセージや返信メッセージを瞬時に翻訳する機能を利用しています。GDPRに対応したサービスで、テキストデータが外部に保存されることはありません。

通報時にファイルを添付することはできますか？

通報時、最大20MBまでのファイル添付が可能です。
※対応ファイル形式：csv、doc、docm、 docx、gif、jpeg、jpg、odt、pdf、png、ppt、pptx、txt、xls、xlsx

WhistleB以外で受付けた通報を取り込むことはできますか？

管理者が手動にて通報データを登録することは可能です。システム連携等による取り込みの機能はご用意しておりません。

通報受付の代行や法律的なアドバイス等は実施していますか？

SaaSpresto株式会社は、内部通報管理ツール「WhistleB」の提供を行っております。通報受付の代行や法律上のアドバイス等の付帯サービスは実施しておりません。必要に応じて、法律事務所のご紹介は可能です。

セキュリティ・アクセス制限について

アクセス制限を設けることはできますか？

管理画面へのログイン時に、2要素認証やシングルサインオンを設定いただくことができます。IPアドレス等でのアクセス制限は、通報ページ・管理画面ともに対応していません。

通報内容の閲覧に必要な「第2のパスワード」とは何でしょうか？

「第2のパスワード」は、貴社にて独自で設定いただく通報の秘匿性を高めるためのパスワードです。通報内容を閲覧するためには、権限を有するユーザーであることに加えて、閲覧時に「第2のパスワード」の入力が必須となっています。

弁護士など社外の関係者にツールを利用してもらうことはできますか？

可能です。ユーザーを作成いただくことで、社内外や所属部署、役割等に関係なくツールへのログインが可能となります。

アクセス権限を持たない者への情報共有は可能でしょうか？

WhistleBユーザー以外へのツール上での情報共有はできません。新たにユーザーを作成いただく、またはツールから情報を出力しての共有をお願いいたします。

監査ログの確認はできますか？

通報ごとおよびユーザーごとのログ情報をWhistleBでは保管しており、管理画面にて確認が可能です。

データを保存しているサーバーはどこにありますか？

メインはアイルランド、セカンダリーはオランダにあります。

SaaSprestoやNAVEXは通報データを確認できますか？

通報データは暗号鍵によって暗号化されており、SaaSpresto株式会社・NAVEX社ともに通報内容を見ることはできません。

匿名対応について

匿名性はどのように担保されますか？

匿名通報が許可されている場合、WhistleBでは通報中およびフォローアップ中も個人を特定せずプロセスが進められるように設計されています。また通信は暗号化されるため、内部通報者はIPアドレスやその他のデジタル手段によって追跡されることはありません。

匿名通報者への対応状況の共有や通知はどのように行うのでしょうか？

WhistleBでは、匿名通報時に通報者へID/Passwordが発行されます。通報者はID/Passwordを利用することで、匿名のまま返信の確認が可能です。また、通報者は任意で通知用メールアドレスを設定でき、通報への返信がされた際にアラートメールが届くようになります。通知用メールアドレスは管理者に公開されないため、匿名性を保ったまま対応状況の共有が可能となります。

実名通報も受付可能でしょうか？

通報者への心理的安全性を高めるため匿名通報を推奨しておりますが、実名通報の受付も設定可能です。

法規制対応について

GDPRへの対応状況はどのようなものでしょうか？

NAVEX社のソリューションはGDPR対策の専門家を通じて、それぞれの要件項目に準拠するよう構築・運営されています。また、NAVEX社では法改正時の準拠対応や定期的なセキュリティ監査チェックを行っています。

WhistleBは、すべての国のデータ保護規制や内部告発関連法に準拠していますか？

WhistleBは、GDPRおよびEU指令の最小要件に基づいて設計されていますが、全ての国の規制に自動的に対応するわけではありません。各国法規制へは、通報ページへの国別の情報・ガイドラインの追加、法規制に準拠した通報管理フローの作成など、お客様ご自身で対応いただく必要があります。

体制構築について

Webを使った内部通報管理ツール導入において、セキュリティ面で留意すべき点はありますか？

データの暗号化など強固なセキュリティ対策を講じることが必要です。通報へのアクセス権限の管理も機密情報を扱う上で注意が必要です。

法務部門と人事部門、どちらが内部通報を担当すべきでしょうか？

企業の状況によって最適な体制は異なりますが、消費者庁の公益通報者保護法に基づく指針の解説によると人事部門が担当することに若干懐疑的です。人事部門は経営との密接な関わりや人事権が行使可能なことから、通報者に不安を生じさせるケースがあることが主な理由です。一方で人事部門が対応すべき通報もあるため、全てを法務部門が担当するのではなく連携体制を構築することが一般的です。

内部通報担当が1名でも問題ないでしょうか？

通報対象となった不正に内部通報担当が関わっているケースもあり得ます。公平性を確保するため、一般的には1名での担当は避けるべきとされています。

不平不満や苦情などによりリソースを圧迫されない運用方法はありますか？

通報受付段階で、不平不満用の「相談窓口」と不正案件用の「内部通報窓口」を分け、それぞれに担当者を設定する運用がよく見られます。「内部通報窓口」の担当者が不正案件への対応に注力できるようになります。

内部通報とグリーバンスメカニズムで窓口は分けるべきでしょうか？

通報内容や通報対象者が異なるため、独立した窓口を設けることが一般的です。共通の窓口で運用する場合は、規定内容の修正や人権専門家などの助言を受けられる体制整備など、カスタマイズを行う必要が出てきます。

グローバル対応について

グローバル内部通報制度とは何ですか？

海外拠点の役職員が日本本社の統一的な通報窓口に直接通報ができる制度のことです。現地完結型で危惧される不正の隠蔽を防ぎ、本社による通報の一元管理が可能になります。

グローバル内部通報制度において現地語での電話窓口は必要でしょうか？

主に重大不正の検知が目的とされるグローバル内部通報制度において、電話窓口の必要性は検討の余地があります。言語や時差による対応の難しさや通報内容をデータ化する意味でも、Webを活用したツールをまず前提として体制整備を行うことが一般的です。

多数の海外拠点がある場合、個人情報保護法など各国への対応を効率的に進める方法はありますか？

国ごとの個別対応が理想ですが、リソース的な問題からリスクベースでの対応がとられることが一般的です。一例としては、GDPRへの対応が必要なEU圏や個人情報の越境移転が厳しく設定されている中国など、規制が厳格な国に合わせて一括で対応を決める手法があります。なお具体的に対応方針を決める際には、グローバル環境の法律に詳しい弁護士等のアドバイスを求めると良いでしょう。

海外拠点から通報があった場合の対応は、一般的にどのようにするものでしょうか？

軽微な内容の通報であれば現地法務・人事に対応を任せるのが一般的です。一方で、贈収賄や不正会計のような経営に直結するような通報については、本社手動で調査を進めることが望ましいとされています。言語・リソース等の面から、実務的には国内法律事務所に取りまとめを依頼する、現地法律事務所と連携をするなどの対応がよく取られます。

ご契約・価格について

最低契約期間はありますか？

ライセンスご提供の規定により原則1年単位での契約となっています。

チャンネル数・言語数・ユーザー数がプレミアムプランを超える場合のプランはありますか？

ご用意しております。費用は通報利用者数をもとに個別に算出されます。お気軽にご相談ください。

初期構築の内容や費用はどのようなものでしょう？

初期構築では、御社用の環境の払い出し・通報ページ作成・トレーニング等を実施いたします。費用はご契約プラン・チャンネル数・言語数により変動いたします。個別のお見積りとなりますので、お気軽にお問い合わせください。

製品のトライアルはできますか？

ご契約前の無料トライアルはございません。製品デモをお見せすることはできますので、お気軽にお問い合わせください。また、初期構築期間中に動作テストを実施いただくことは可能です。

運用のサポートはどのようなものでしょうか？

操作の疑問点やツールトラブル時のお問い合わせなどは基本利用料の範囲内にて対応いたします。サービス運用開始後の通報ページの改修・カスタマイズについては別途費用が発生いたします。なお通報対応についての法律的なアドバイスは行っておりませんので、法律事務所等の専門家にご相談ください。